Version 1.0 — en vigueur depuis le 23 octobre 2026
Le présent accord est une annexe des conditions générales d’utilisation et met en œuvre l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
L’accord est conclu sous forme électronique (article 28, paragraphe 9, du RGPD) : il est accepté en ligne, à l’inscription ou depuis l’application, et chaque acceptation est enregistrée avec sa date, son heure et la version acceptée.
Personnes concernées : copropriétaires, locataires, membres du conseil syndical, prestataires, salariés du syndicat et utilisateurs de l’espace copropriétaire.
Données : identité et coordonnées ; lots et tantièmes ; données financières (appels de fonds, paiements, impayés, relances, coordonnées bancaires) ; vie de la copropriété (présences, pouvoirs et votes en assemblée générale, adresse IP du vote électronique, incidents, documents). Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD n’est demandée.
L’éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du syndic. Constituent ces instructions : les CGU, le présent accord, et les actions et paramètres que le syndic ou son équipe effectuent dans l’application. Les transferts hors de l’Union européenne se limitent à ceux des sous-traitants ultérieurs listés à l’article 7.
Si le droit de l’Union ou d’un État membre impose un autre traitement, l’éditeur en informe le syndic avant de traiter, sauf si ce droit l’interdit pour des motifs importants d’intérêt public. L’éditeur informe immédiatement le syndic si, selon lui, une instruction constitue une violation de la réglementation sur la protection des données.
L’éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter leur confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité. L’accès d’assistance à un compte (« se connecter en tant que ») dure une heure au plus, ne permet ni d’exporter ni de supprimer des données, et chaque accès est inscrit au journal d’audit.
L’éditeur prend les mesures prévues à l’article 32 du RGPD, dont : chiffrement des échanges (HTTPS), hachage des mots de passe, chiffrement des IBAN en base (AES-256-GCM) lorsque la clé est configurée, cloisonnement des données par organisation, contrôle d’accès par rôles, protection CSRF, limitation des tentatives de connexion, journal d’audit chaîné et sauvegardes de la base avec rotation.
Le syndic donne à l’éditeur une autorisation écrite générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs ci-dessous.
| Sous-traitant | Traitement | Données | Localisation | Quand |
|---|---|---|---|---|
| Resend, ou le serveur SMTP configuré par l’éditeur à sa place | Envoi des e-mails transactionnels | Adresse du destinataire et contenu des e-mails (convocations, relances, appels de fonds, notifications) | Resend : États-Unis, transfert hors UE encadré par les garanties contractuelles du prestataire ; serveur SMTP : pays du prestataire choisi par l’éditeur | Toujours, lorsque l’envoi d’e-mails est configuré |
| Stripe | Paiement en ligne des charges depuis l’extranet | Identité et coordonnées du copropriétaire payeur, montant et référence du paiement | Union européenne (Irlande) ; transferts possibles vers les États-Unis encadrés par le prestataire | Si le syndic active le paiement en ligne |
| AR24 | Lettre recommandée électronique | Identité et adresse e-mail du destinataire, pièces envoyées, preuves de dépôt et de réception | France | Si le syndic active la lettre recommandée électronique |
| Yousign | Signature électronique de documents | Identité et adresse e-mail des signataires, documents à signer, preuves de signature | France | Si le syndic active la signature électronique |
| IGN, Géoplateforme (API Adresse, service public) | Suggestions d’adresses pendant la saisie d’une adresse | Texte de l’adresse saisie (par exemple celle d’un copropriétaire) et adresse IP du navigateur | France | À chaque saisie dans un champ d’adresse |
L’éditeur informe le syndic de tout ajout ou remplacement prévu d’un sous-traitant ultérieur, par e-mail au responsable de l’Organisation et dans l’application, au moins trente jours avant qu’il prenne effet. Le syndic peut s’y opposer pendant ce délai ; si aucune solution n’est trouvée, il peut résilier son abonnement sans frais avant la prise d’effet.
L’éditeur impose à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations de protection des données que celles du présent accord, et reste pleinement responsable envers le syndic de leur exécution.
L’éditeur aide le syndic, par les fonctionnalités de l’application (consultation, rectification, export, suppression), à répondre aux demandes d’exercice des droits. Une demande qui lui parvient directement et qui relève du syndic lui est transmise sans délai.
L’éditeur notifie au syndic toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose sur sa nature, ses conséquences probables et les mesures prises.
Il aide le syndic à respecter les obligations des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification et communication des violations, analyse d’impact, consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition.
Avant de fermer son compte, le syndic peut exporter les données de ses copropriétés depuis l’application. À la fin du contrat, selon son choix, l’éditeur lui renvoie les données ou les supprime, et détruit les copies existantes, sauf si le droit de l’Union ou le droit français en exige la conservation. Les copies présentes dans les sauvegardes disparaissent à leur rotation.
L’éditeur met à la disposition du syndic les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, et permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le syndic ou par un auditeur qu’il mandate, et y contribue. L’audit est demandé par écrit avec un préavis raisonnable et ne doit pas porter atteinte à la confidentialité des données des autres organisations.
Le syndic garantit qu’il dispose d’une base légale pour les traitements qu’il confie à l’éditeur, qu’il informe les personnes concernées, et que ses instructions sont conformes au RGPD.
Toute modification du présent accord donne lieu à une nouvelle version, notifiée dans l’application et acceptée en ligne.