Devenir syndic bénévole : les étapes

Qui peut être syndic bénévole ?

Le syndic non professionnel doit être copropriétaire d’un ou plusieurs lots de la copropriété qu’il gère. S’il cesse de l’être, son mandat prend fin trois mois plus tard (art. 17-2 de la loi du 10 juillet 1965).

Il peut exercer seul ou dans le cadre d’un syndicat coopératif, où le syndic est élu par le conseil syndical parmi ses membres (art. 17-1). Il n’a pas besoin de carte professionnelle ni de garantie financière, réservées aux syndics professionnels.

Étape 1 : inscrire la question à l’ordre du jour

Votre syndic actuel ne proposera pas de lui-même son remplacement. Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique, en joignant le projet de résolution (art. 10 du décret du 17 mars 1967).

Si la demande arrive à temps, la question est inscrite à la prochaine assemblée ; sinon, à la suivante. Envoyez-la dès que la date de l’AG est connue, plusieurs mois à l’avance si possible.

• la désignation d’un copropriétaire comme syndic non professionnel, avec la durée de son mandat ;
• la date de prise de fonction et, s’il y a lieu, la fin du mandat du syndic actuel ;
• le montant d’un éventuel défraiement, si le mandat n’est pas entièrement bénévole.

Étape 2 : convaincre avant le vote

La désignation du syndic se vote à la majorité de l’article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, absents compris. Si le projet recueille au moins un tiers des voix sans l’atteindre, l’assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24 (art. 25-1).

Concrètement, il faut des voix présentes ou représentées : prenez contact avec vos voisins avant l’AG, expliquez ce que coûte le syndic actuel et ce que vous ferez à sa place, et faites circuler des pouvoirs.

Étape 3 : prendre le relais de l’ancien syndic

L’ancien syndic doit remettre à son successeur la situation de trésorerie et les références bancaires dans les quinze jours de la fin de ses fonctions, les documents et les archives du syndicat dans le mois, puis l’état des comptes dans les deux mois suivants (art. 18-2 de la loi de 1965). Demandez-les par écrit dès votre désignation.

• les relevés et le solde du compte bancaire du syndicat ;
• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et leurs modificatifs ;
• les procès-verbaux des assemblées, les contrats en cours et les polices d’assurance ;
• la liste des copropriétaires, l’état des impayés et la comptabilité des exercices passés.

Étape 4 : les obligations des premières semaines

• ouvrir ou reprendre un compte bancaire séparé au nom du syndicat (art. 18) ;
• mettre à jour l’immatriculation de la copropriété au registre national, qui doit indiquer le nouveau syndic ;
• vérifier l’assurance de l’immeuble, soumettre à l’assemblée la souscription d’une assurance de responsabilité civile du syndicat (art. 18) et, par prudence, vérifier votre propre couverture ;
• préparer le budget prévisionnel et appeler les provisions, en principe par quart au début de chaque trimestre (art. 14-1).

Les petites copropriétés (au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur trois exercices consécutifs) ne sont pas tenues à une comptabilité en partie double et peuvent constater leurs engagements en fin d’exercice (art. 41-8 et 41-10).

Étape 5 : votre première assemblée générale

Vous devez réunir l’assemblée au moins une fois par an. La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la réunion (art. 9 du décret de 1967), avec l’ordre du jour et les documents nécessaires, dont les comptes à approuver et le budget à voter.

Le mandat du syndic ne peut pas dépasser trois ans (art. 28 du décret). Il est renouvelable : chaque renouvellement repasse par un vote de l’assemblée.